Privacybeleid Scouting Kazan de Wolfgroep

Scouting Kazan de Wolfgroep verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacystatement

In dit privacystatement geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Kazan de Wolfgroep via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie

Nieuwe leden worden ingeschreven door middel van een inschrijfformulier. Dit formulier staat op onze website (www.kazandewolf.nl). De hierop vermelde gegevens worden door onze scoutinggroep met de grootste zorgvuldigheid behandeld. Persoonsgegevens ten behoeve van het lidmaatschap registreren we in Scouts Online, de administratieve applicatie van Scouting Nederland. Hierop is de privacywetgeving van toepassing. Op www.scouting.nl/privacy staat het Privacy Statement van Scouting Nederland. Via Scouts Online (https://sol.scouting.nl) heeft elk lid altijd toegang tot de eigen gegevens en kan deze wijzigen. De inschrijfformulieren worden bewaard door de persoon die de ledenadministratie verzorgt. Leiding en bestuur hebben toegang tot een deel van de gegevens in Scouts Online, afhankelijk van hun functie en bevoegdheden. Meer informatie hierover is te vinden op www.scouting.nl/privacy. Bij beëindiging van het lidmaatschap wordt het lid uitgeschreven in Scouts Online en wordt het inschrijfformulier vernietigd.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Voorna(a)m(en), roepnaam, achternaam, geboortedatum, geslacht, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummers, e-mailadres jeugdlid, e-mailadres ouders. Indien van toepassing naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres van beide ouders.. Van huurders van het scoutinggebouw verzamelen wij naam, adres en telefoonnummer van de huurder en indien van toepassing naam, adres en telefoonnummer van de organisatie waarvoor zij huren.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

Scouting Kazan de Wolfgroep hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier/-vragenlijst die per activiteit hard-copy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier.
Daarnaast wordt er regelmatig bij overnachtingen op een kampterrein een deelnemerslijst gevraagd. In deze gevallen wordt er een lijst met namen hard-copy ingeleverd door de betreffende leiding.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting Kazan de Wolfgroep mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Registratie activiteiten

Voor zowel activiteiten binnen de speltak als bij regio-activiteiten worden de namen van de deelnemers geregistreerd. In voorkomende gevallen, zoals leeftijdsgebonden activiteiten, worden ook de geboortedatums van de deelnemers vastgelegd.

Financiële gegevens

De penningmeester heeft inzicht in de financiële gegevens. De gegevens worden opgeslagen in Davilex. Er worden geen financiële gegevens opgeslagen in Scouts Online.
Nieuwe leden vullen een machtigingsformulier in conform de SEPA-regelgeving. Er worden geen financiële gegevens opgeslagen in Scouts Online. De machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard door de ledenadministratie omdat de machtiging onderdeel vormt van het inschrijfformulier.
De penningmeester van Scouting Kazan de Wolfgroep heeft als enige toegang tot alle bankrekeningen van de Kazan de Wolfgroep. De speltakleiding heeft volledig inzicht in de eigen speltakrekening. Wanneer ouders/verzorgers/derden hier betalingen op doen, zijn deze (bank)gegevens dus bekend bij de leiding. Financiële gegevens worden conform de wettelijke bepalingen hiervoor zeven jaar bewaard. Na deze termijn worden de gegevens vernietigd.

VOG

We willen onze leden een fysiek en sociaal veilige omgeving bieden. We doen er alles aan om dat te bereiken. Als preventieve maatregel is het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een belangrijk hulpmiddel. Scouting Nederland heeft het aanvragen van een VOG voor alle vrijwilligers verplicht gesteld. In het huishoudelijk reglement is opgenomen dat een VOG overlegd moet worden voordat kaderleden een functie kunnen uitoefenen of voordat iemand buitengewoon lid kan worden. De persoon die de ledenadministratie verzorgt zet de aanvraag digitaal in gang. De vrijwilliger vraagt met de inloggegevens de VOG aan. Het origineel wordt bewaard door de persoon die de ledenadministratie verzorgt. De gegevens van de VOG worden opgeslagen in Scouts Online. Bij beëindiging van het lidmaatschap wordt het lid uitgeschreven in Scouts Online en het formulier vernietigd.

Contactlijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke/digitale lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.

Gebruik e-mailadressen leden

De e-mailadressen van de leden/ouders worden uitsluitend door de speltakleiding gebruikt om de leden/ouders te informeren over de wekelijkse opkomsten en andere speltak-specifieke zaken. Daarnaast worden ze door de speltakleiding gebruikt voor groepsbrede-activiteiten en –informatie.
De emailadressen worden zo verwerkt dat deze niet zichtbaar zijn voor andere leden/ouders. Wanneer Scouting Kazan de Wolfgroep groepsbreed een digitale nieuwsbrief gaat versturen zal deze voorzien worden van een opt-out zodat leden/ouders zich kunnen afmelden.

Websites

www.kazandewolf.nl en www.scoutingmiddelburg.nl gebruiken cookies voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.

Beeldmateriaal

Scouting Kazan de Wolfgroep maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Kazan de Wolfgroep en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.

Communicatie

Het privacybeleid van Scouting Kazan de Wolfgroep is terug te vinden via www.kazandewolf.nl of www.scoutingmiddelburg.nl en op te vragen via het secretariaat op secretariaat@kazandewolf.nl.

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Kazan de Wolfgroep binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (secretariaat@kazandewolf.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.
September 2018